Après un premier témoignage de Damien Guillaume, Directeur du Système d’Information (DSI) de la Compagnie du Lit, Sandra Siounandan, directrice logistique du site de Rosny-sur-Seine, partage avec nous son retour d’expérience sur la mise en place du logiciel de gestion d’entrepôt Wileo WMS au sein de leur site logistique il y a 5 ans.

Quelques informations clés sur la plateforme logistique de Rosny-sur-Seine :

• Site logistique pour la préparation et réception de commandes
• 42 personnes
• 24 chauffeurs
• Ouvert 6/7 jours
• 5 000 m2 de stockage

Sandra Siounandan, directrice logistique du site de Rosny sur Seine,  partage avec nous son retour d’expérience sur la mise en place du logiciel de gestion d’entrepôt Wileo WMS.

« On peut tout faire avec Wileo WMS : du SAV, du retour produits, de l’expédition, du stockage, de l’inventaire, etc. ».

Contexte

Problématiques rencontrées avant la mise en place de Wileo WMS

Avant la mise en place du logiciel de gestion d’entrepôt Wileo WMS au sein de leur plateforme logistique, Sandra Siounandan soulevait un certain nombre de problématiques :

Des produits mal identifiés

Comme nous l’explique Sandra Siounandan, les produits n’étaient pas clairement identifiés et répertoriés dans le dépôt, ce qui contraignait l’équipe logistique à les chercher en permanence. « On cherchait les produits partout parce qu’ils n’avaient aucune identification, à part un code produit. Mais il n’y avait pas de code-barre. ». Ces derniers étaient alors rangés le plus souvent par taille ou par marque, selon des règles définies en interne.

L’absence de nomenclature pour le multi-colis – càd des colis constitués d’un ensemble de composants d’un même produit – était particulièrement complexe à gérer pour l’équipe logistique. Les opérateurs réceptionnaient et préparaient individuellement chaque élément constituant le colis final (matelas, caisse, tête de lit, etc.), occasionnant ainsi de nombreuses erreurs de préparation (doublons, référence de produit incorrecte, oublis, etc.). « Par exemple, sur 4 colis, les préparateurs pouvaient en préparer 3 ou 2 fois le même […] c’était une vraie galère » admet Sandra Siounandan.

Des inventaires chronophages

Les inventaires étaient réalisés manuellement par les logisticiens qui passaient beaucoup de temps à parcourir l’ensemble du dépôt pour « cocher tous les codes produits et les quantités à la main ». Un fonctionnement non seulement chronophage pour les équipes mais qui rendait également impossible le recours à des ressources externes lors des pics d’activité.

Une mise à jour des stocks manuelle et différée

« On n’avait pas de mise à jour automatique des stocks après préparation » ajoute Sandra Siounandan. Dans l’entrepôt, les préparateurs cochaient manuellement les produits réceptionnés et préparés puis remettaient ces feuilles à l’équipe administrative pour que les entrées et sorties de stock soient saisies informatiquement dans l’ERP. L’actualisation du stock se faisait alors le plus souvent le lendemain.

Les étiquettes transporteurs étaient également saisies manuellement une à une via un logiciel de traitement de texte, puis imprimées et collées sur les colis.

Un taux d’occupation de l’entrepôt inconnu

Avant la mise en place de Wileo WMS, l’équipe logistique n’avait pas de visibilité sur le taux de remplissage de l’entrepôt. « On savait que c’était plein mais on était incapable de dire qu’on était à 60% de charge ou pas ». Le contrôle des approvisionnements en était alors fortement impacté.

En définitive, le fonctionnement très manuel de la plateforme logistique de Rosny-sur-Seine engendrait un certain nombre de problématiques pour les équipes. « C’était très fastidieux et surtout source d’erreurs ». Le recours à un logiciel de gestion d’entrepôt était donc devenu indispensable pour assurer la pérennité du fonctionnement de l'entrepôt.

Mise en place du logiciel

La mise en place de Wileo WMS s’est faite dans un contexte de restructuration complète du système d’information de la Compagnie du Lit. En effet, à l’origine du projet, l’entreprise souhaite à la fois changer d’ERP et s’équiper d’un logiciel de gestion d’entrepôt.

Pour l’équipe logistique, l’installation de Wileo WMS débute par une phase de tests pour vérifier l’adéquation du logiciel aux besoins logistiques de la Compagnie du Lit. Une fois cette phase de test terminée et les paramétrages techniques effectués, les équipes de préparateurs sont formées sur le logiciel de gestion d’entrepôt Wileo WMS, qui deviendra par la suite leur outil de travail principal. Une formation décrite comme « hyper simple » par Sandra Siounandan qui admet également en découvrir « tous les jours sur Wileo » et se former continuellement sur le logiciel qui évolue avec leurs besoins.

Des bénéfices indéniables pour l’équipe logistique

A l’instar de Damien Guillaume , DSI de la Compagnie du Lit, Sandra Siounandan et l’équipe logistique remarquent immédiatement les bénéfices apportés par le logiciel Wileo WMS.

Un gain de temps considérable

« On a gagné du temps dans tous les sens du terme » souligne Sandra Siounandan. 

Les équipes passent moins de temps à chercher les produits, qui sont rangés par cellule et bien répertoriés sur Wileo WMS. Les préparations de commande sont également optimisées grâce à la modélisation des parcours des opérateurs qui ne repassent jamais deux fois au même endroit. Ils économisent ainsi plusieurs kilomètres chaque jour.

Une meilleure gestion des stocks

« C’est tellement plus simple aujourd’hui » admet la directrice logistique. Une fois la préparation clôturée par l’opérateur, le stock est actualisé en temps réel dans le logiciel Wileo WMS, garantissant ainsi un niveau de stock fiable. 

« Tout se fait automatiquement, c’est merveilleux ».

Des erreurs de préparation minimisées

L’automatisation des processus a considérablement réduit les erreurs de préparation de commande. Les préparateurs se rendent devant la cellule du produit, scanne le code barre et n’ont plus qu’à retirer le produit de la cellule pour le préparer.

Une gestion du réapprovisionnement optimisée

L’équipe logistique a désormais une meilleure visibilité sur le réapprovisionnement des produits. La vue sur 14 jours leur permet de savoir précisément les quantités nécessaires pour leurs commandes à venir. « On arrive à savoir qu’on a besoin de 14 produits, qu’on en a que 5 au dépôt et qu’il faut donc qu’on en rapatrie ». Ce meilleur contrôle du réapprovisionnement leur permet ainsi d’anticiper les ruptures de stocks et de limiter le nombre de livraisons non effectuées.

Une nomenclature pour le multi-colis

La gestion du multi-colis dans Wileo WMS est également grandement appréciée par l’équipe logistique qui peut désormais préparer sereinement les différentes parties du colis grâce à une nomenclature commune. Les préparateurs savent précisément quelles sont les différentes parties qui composent le colis final et peuvent donc les préparer en même temps. La commande ne sera validée qu’une fois le colis complet.

Suivi d’activité et gain de productivité (statistiques)

Le logiciel Wileo WMS permet également de suivre des indicateurs clés de performance (KPI). Les KPI tels que le temps passé par opérateur pour chaque tournée et le nombre de colis réceptionnés/sortis par opérateur offrent des informations importantes sur l’efficacité des processus logistiques. 

Grâce aux données fournies par le logiciel Wileo WMS, les managers peuvent optimiser leurs processus en comprenant davantage les opportunités d'amélioration. Cela leur permet non seulement d'identifier les besoins potentiels en formation, mais aussi de mettre en œuvre des actions proactives pour renforcer l'efficacité opérationnelle.

Sectorisation du dépôt et historique des produits

L’historique des produits est par ailleurs une fonctionnalité appréciée par l’équipe logistique qui peut désormais suivre le parcours de chaque produit depuis sa réception jusqu’à l’entreposage dans le dépôt. Les opérateurs savent donc précisément où se trouvent les produits et peuvent suivre leurs mouvements.

La mise en place du WMS (Warehouse Management System) a également rendu possible la sectorisation du dépôt, avec notamment la création d’une zone dédiée au SAV et aux reprises clients. « Avant, on mettait les produits où il y avait de la place, maintenant on a des cellules bien spécifiques pour des types de produits spécifiques ».

​Une prise en main du logiciel simple et rapide

La simplicité d’utilisation du logiciel facilite aussi la formation des opérateurs, et notamment des intérimaires. 

« On leur explique brièvement l’outil, on les accompagne sur la 1ère action, 2ème action, puis ils sont autonomes et opérationnels. ».

En définitive, la mise en place du logiciel Wileo WMS au sein du site logistique de Rosny-sur-Seine a considérablement augmenté la productivité des équipes et leur confort au quotidien. Les logisticiens ne perdent plus de temps à parcourir les 5 000 m2 du dépôt pour chercher les produits ; les erreurs de préparation sont nettement moins fréquentes et le stock est actualisé en temps réel. « Ça nous a changé la vie » reconnait Sandra Siounandan. Si elle devait résumer Wileo WMS en 3 mots, elle choisirait :

-        Intuitif : pour la simplicité d’utilisation du logiciel.

-        Gain de temps : car leur logiciel leur en fait gagner énormément au quotidien.

-        Complet : car « on peut tout faire avec Wileo WMS : du SAV, du retour produits, de l’expédition, du stockage, de l’inventaire, etc. ».

Et la suite ?

La prochaine étape pour l’équipe logistique de la Compagnie du Lit sera d’explorer de nouvelles fonctionnalités de Wileo WMS telles que les mini/maxi, la définition d’un seuil d’alerte pour le réapprovisionnement et l’EDI transporteurs.

Afin d’optimiser davantage le fonctionnement de leur site logistique de Rosny-sur-Seine, les équipes de la Compagnie du Lit se concentrent à présent sur le démarrage d’un nouvel ERP dans l’entreprise et la création d’un connecteur avec Wileo WMS pour une intégration complète de l’outil à l’ERP.

 

Pauline Amirault, chargée marketing chez Groupe Univerp, décembre 2023